Uma equipe de desenvolvedores de cidadãos na Defense Logistics Agency Armes Support está usando processos automatizados para salvar milhares de horas de trabalho em tarefas repetitivas. A Equipe de Bots de Automação de Processos Robóticos — um grupo de especialistas treinados em Suporte de Armas DLA que operam em Richmond, Virgínia e Columbus, Ohio — identifica processos de rotina, que demoram muito tempo e construi os. Estes bots codificados por software operam continuamente, processando dados e completando tarefas, o que libera funcionários para atividades de maior valor.
A abordagem de desenvolvimento de cidadãos integra a automação diretamente nas operações de negócios. Os membros da equipe, que são especialistas em seus respectivos campos, são treinados no desenvolvimento de software para criar, testar e manter estas soluções automatizadas. Este modelo melhorou a eficiência e reforçou a precisão das operações da cadeia de suprimentos. Antes de criar um bot, a equipe trabalha diretamente com uma organização para mapear os processos atuais, fluxos de trabalho, políticas aplicáveis e interações do sistema para determinar onde os bots poderiam ajudar. Este trabalho preparatório, que também inclui entrevistas estruturadas com trabalhadores, ajuda a garantir que cada bot serve o resultado de negócios desejado.
Antes de os bots serem implementados, os desenvolvedores de cidadãos executam- os através de uma bateria de testes para garantir que funcionam como pretendido sob uma grande variedade de condições. Documentação como planos de teste e vídeos de demonstração suportam a governança, auditabilidade e sustentação dos bots implantados. Marcus Miller, um analista da cadeia de demanda e suprimento, descreveu como aprender a projetar e construir automação reformou sua compreensão dos fluxos de trabalho organizacionais.
. Trabalhando como desenvolvedores de cidadãos, tivemos que sair de nossas próprias áreas funcionais e realmente entender como diferentes partes do DLA se conectam para suportar o guerreiro, disse Miller..Mapping de processos com funcionários — quer em aquisição, fornecimento ou suporte ao cliente — nos deu uma visão muito mais detalhada de como as pessoas usam nossos sistemas e como tudo depende de dados limpos e políticas claras. .Ao cavarmos nestes fluxos de trabalho, tornou- se óbvio quão importante é ter um processo bem definido e consistentemente seguido antes de você poder automatizar qualquer coisa,.
Miller explicou que o processo ajudou a identificar áreas onde os passos poderiam ser tornados mais claros e simplificados. Às vezes isso leva a melhorar o processo em si mesmo antes de construir um bot. A incorporação de novas ferramentas e automações oferece um melhor apreço sobre como os dados fluem e como a tecnologia pode reforçar a precisão e eficiência. .Em geral, aprender a construir automações nos deu um entendimento muito mais amplo sobre como a organização funciona, e um olho mais afiado para como melhorar os processos — não só para automação, mas para a missão, disse Miller.
A equipe de bots entregou automação através 20 usar casos durante o período de premiação, completando mais do que 75,000 gravar e salvar sobre 18,000 horas de produtividade humana para o suporte de armas DLA removendo carga de trabalho manual de processos de rotina. Os bots são usados hoje em suporte de aquisição, notificações de fornecedores, suporte técnico e de qualidade e operações de clientes. A automatização reduziu a necessidade de intervenção manual através da encaminhamento de encaminhamentos, geração de relatórios, notificação aos fornecedores, recuperação de provas de entrega e limpeza de ações pós- adjudicação.
Bobby Porter, um analista de compras na Direção de Suporte ao Processo de Negócios, descreveu o efeito da automação no foco da mão- de- obra. .Com os bots que assumem tarefas repetitivas de alto volume, os funcionários agora são capazes de focar seu tempo em saídas de trabalho de maior valor que aproveitem plenamente sua experiência, disse Porter..Em vez de gastar horas em entrada manual de dados, processamento de registros ou transferências de sistema a sistema, a força de trabalho pode se concentrar em análise, resolução de problemas, engajamento do cliente e melhoria contínua do processo. Este turno melhora a precisão dos dados e a tomada de decisões, e permite aos funcionários aplicar suas habilidades onde eles têm o maior impacto no suporte ao guerreiro.
A colaboração é central para o modelo de execução da equipe de bots. Os desenvolvedores de cidadãos operam e coordenam em toda a agência com parceiros da indústria, serviços militares e outras organizações do quarto estado. A equipe adere aos padrões de codificação e usa ferramentas comerciais, modelos padronizados, checklists e playbooks para garantir consistência e repetibilidade durante a execução dos esforços de automação. O canal de automação reflete o aumento da participação da força de trabalho com os fluxos de dados e as interações do sistema. Tracy Ruland, chefe de suporte ao processo empresarial em Richmond, descreveu esta mudança.
.Estamos vendo mais ideias vindo da força de trabalho, mais pessoas estão pensando em termos de fluxos de dados e interações com o sistema, e parece haver um conforto crescente com a identificação de processos que são bons candidatos para automação, disse Rutland..Ao expandir o gasoduto, ele reflete uma mudança real no acure digital e de dados. Os funcionários estão melhorando em detectar ineficiências, entendendo como os dados se movem através de nossos sistemas, e reconhecendo onde a automação pode fortalecer a precisão e o suporte à missão. As conversas que estamos tendo agora são mais técnicas, mais avançadas e muito mais focadas na transformação digital de longo prazo. .O pipeline não é apenas uma lista de bots futuros; é um sinal de que a organização está se tornando mais fluente digitalmente, mais consciente de dados e mais confiante em usar a automação como uma ferramenta para melhorar o suporte às armas DLA e a prontidão global do guerreiro,.
O programa de desenvolvimento de cidadãos RPA no Suporte para Armas DLA demonstra como a experiência operacional combinada com o desenvolvimento de automação estruturada pode produzir ganhos mensuráveis de produtividade ao mesmo tempo que reforça a consistência e auditabilidade do processo. A Equipe de Bots RPA suporta isso automatizando fluxos de trabalho repetitivos baseados em regras e redistribuindo o esforço da força de trabalho para análise, resolução de problemas e melhoria contínua do processo. O trabalho da equipe ganhou o Prêmio de Excelência em Inovação durante o 58 o evento anual de reconhecimento de funcionários DLA em janeiro. Enquanto o prêmio reflete realizações anteriores, a aplicação sustentada da automação desenvolvida pelo cidadão continua a suportar as operações de suporte às armas DLA e a prontidão dos guerreiros.